تسجيل وصول أسرع وترحيب أفضل

يصل الضيوف وقد تم تسجيل وصولهم بالفعل، وتكون الملاحظات الصحيحة أمامك، وتكون كل رسالة مرتبطة بالضيف المناسب. قبل الوصول، يقوم الضيوف بتأكيد بياناتهم وبيانات بطاقتهم الائتمانية، والتحقق من هويتهم، والتوقيع على بطاقة التسجيل الخاصة بك من هواتفهم، ويمكن أيضًا إرسال المفاتيح إلى هواتفهم. وبذلك، يقضي موظفو مكتب الاستقبال وقتًا أقل في ملء الاستمارات ووقتًا أطول في الترحيب بالضيوف.

لا. فالضيوف الذين يرغبون في التحدث مع أحد الموظفين لا يزالون يحصلون على هذه الخدمة، أما أولئك الذين يفضلون استخدام هواتفهم فيتخطون طابور الانتظار. ويطلع فريقك على ما أنجزه كل ضيف، من خلال قوائم انتظار للوافدين والمغادرين، ويتدخل عندما يحتاج الضيف إلى مساعدة شخصية. والهدف هو تخصيص مزيد من الوقت للضيوف، وليس تقليل عدد الموظفين في مكتب الاستقبال.

Alliants تتولى خدمة «Contactless» إجراءات تسجيل الوصول والمغادرة عبر الإنترنت. Alliants توفر خدمة «Digital Keys» مفاتيح الغرف على هواتف النزلاء. Alliants تحتفظ «Core Platform» بملف تعريف النزيل الذي يتضمن تفضيلاته وإقاماته وموافقته. Alliants توفر خدمة «Messaging» صندوق بريد وارد واحدًا لجميع القنوات. يتم فتح كل ذلك في تطبيق الموظفين « Alliants »، بحيث يكون هناك مكان واحد للعمل منه.

لا. يعمل تطبيق « Alliants » جنبًا إلى جنب مع نظام إدارة العقارات (PMS) الخاص بك، مما يضمن التوافق بين الحجوزات وملفات تعريف النزلاء والغرف. يتم إرسال بيانات تسجيل الوصول والمغادرة وأوقات الوصول وتعديلات ملفات التعريف إلى نظام إدارة العقارات (PMS)، ويمكن للموظفين البحث عن حجز حالي أو إعادة مزامنة حجز فردي من خلال التطبيق. وفي حالة فشل عملية إعادة الإرسال، يظهر للموظفين رسالة تطلب إعادة المحاولة.

واليوم، تتكرر نفس الأسئلة والنماذج عند كل وصول، بينما يزداد طول الطابور. أما مع خدمة «Contactless»، فيقوم الضيوف بملء قائمة مراجعة قصيرة قبل وصولهم، تكون قد تم ملؤها مسبقًا بناءً على الحجز: التفاصيل، ووقت الوصول، والبطاقة الائتمانية، وبطاقة الهوية، وبطاقة التسجيل الخاصة بك. ويرى موظفو مكتب الاستقبال ما تم إنجازه وما تبقى لكل ضيف، بحيث يمكن أن تتركز المحادثة عند الوصول على تفاصيل الإقامة.

يقومون بملء قائمة مراجعة قصيرة على صفحة الإقامة. يراجع الضيوف تفاصيل الإقامة وأسماء الضيوف الإضافيين — التي تم ملؤها مسبقًا من الحجز — ويختارون وقت الوصول ضمن الساعات التي تسمح بها، ويضيفون بيانات بطاقة الائتمان في النموذج الآمن الخاص بمزود خدمة الدفع، ويوقعون على بطاقة التسجيل والشروط الخاصة بك. توضح قائمة المراجعة ما تم إنجازه وما تبقى.

نعم، إذا قمت بتفعيل هذه الميزة. يقوم الضيوف بالتحقق من بطاقة هويتهم المصورة عبر هواتفهم الخاصة أثناء إجراءات تسجيل الوصول، ونحصل أولاً على موافقتهم الصريحة. ويطلع فريقك على النتيجة في استمارة تسجيل الوصول. وحيثما كان ذلك متاحًا، يمكن للضيوف مشاركة بطاقة الهوية المخزنة في «Apple Wallet»، ويمكن للمرافق السماح للضيوف بإتمام إجراءات التحقق من الهوية عند مكتب الاستقبال بدلاً من ذلك.

الخيار لك. عند تفعيل ميزة «الرحلة الجاهزة للغرفة»، يتلقى النزلاء المسجلون إشعارًا فوريًّا أو رسالة نصية عند الانتهاء من فحص غرفتهم. وعندما يُبلغ نظام إدارة المنشأة (PMS) عن جاهزية الغرفة، لا يمكن للنزلاء الحصول على غرفتهم إلا بعد أن تصبح جاهزة، بحيث لا يتم توجيه أي نزيل إلى غرفة غير جاهزة.

يتم تسليم المفتاح فور الموافقة على تسجيل الوصول، شريطة تفعيل ميزة «المفاتيح الرقمية». يمكن للضيوف الذين يستخدمون أجهزة iPhone إضافة المفتاح إلى «Apple Wallet» من خلال تطبيق الويب المخصص للضيوف، ثم الدخول عن طريق النقر باستخدام أجهزة iPhone أو Apple Watch الخاصة بهم. أما الضيوف الذين يستخدمون أجهزة Android، فيستخدمون التطبيق الخاص بفندقك، كما تتوفر مفاتيح «Google Wallet» في بعض أنظمة الأقفال، حسب خصائص منشأتك. وتحصل كل غرفة مدرجة في الحجز على مفتاح خاص بها.

نعم. يقوم الضيوف بطلب تسجيل المغادرة من خلال تطبيق الويب الخاص بالضيوف، ويقوم فريقك بالموافقة عليه من قائمة انتظار تسجيل المغادرة المُؤرخة. ولا يُعتبر الحجز قد تم تسجيل مغادرته إلا عندما يقوم نظام إدارة المنشأة (PMS) بالإبلاغ عن ذلك أو عندما يقوم أحد أعضاء الفريق بتسجيل مغادرة الضيف. كما يمكن للضيوف طلب تأخير موعد المغادرة إذا كانت منشأتك تسمح بذلك، وطلب ليالٍ إضافية ليقوم فريقك بالموافقة عليها أو رفضها.

قائمة مرتبة حسب التاريخ تضم الضيوف المتوقع وصولهم وحالة تسجيل وصولهم، حيث يقوم الموظفون بتخصيص الغرف وإتمام إجراءات تسجيل الوصول نيابة عن الضيوف. ويحتوي كل حجز على استمارة تسجيل وصول توضح كل خطوة تم إتمامها وبطاقة التسجيل الموقعة. وتضم صفحة «اليوم» قائمة بضيوف كبار الشخصيات المتوقع وصولهم، وجدولًا زمنيًا ساعة بساعة، وحالة جاهزية الغرف، بحيث تبدأ كل نوبة عمل مع صورة كاملة عن الوضع.

يتخذ فريقك القرار، لكل عقار على حدة. عند تفعيل هذه الميزة، يتم تخصيص الغرف والموافقة على إجراءات تسجيل الوصول تلقائيًّا بمجرد أن يكمل الضيف إجراءات تسجيل الوصول، ويمكن إرسال مفتاح رقمي فور الموافقة على الضيف. وفي حالة عدم تفعيل هذه الميزة، يقوم الموظفون بتخصيص الغرف من قائمة الوصول. أما القواعد، مثل موعد بدء تسجيل الوصول عبر الإنترنت، وأكواد الحجز التي تمنع الخدمة الذاتية، فهي من اختصاصك لتعيينها.

تُجمع التفضيلات والعضويات والحجوزات والطلبات والمحادثات في ملف تعريف ضيف واحد، مع إمكانية الاطلاع السريع عليها من أي مكان داخل التطبيق. ويقوم الموظفون بضبط تذكيرات بشأن الحجوزات وملفات تعريف الضيوف والطلبات، مع إضافة ملاحظات وتحديد الأولوية، ومشاركة التنبيهات مع الأقسام التي يختارونها. ويتم قفل الحقول التي قام أحد الزملاء بتصحيحها، بحيث لا يتم استبدالها عند المزامنة التالية للنظام. تعتمد التذكيرات على خصائص منشأتك؛ لذا يرجى الاستفسار من جهة الاتصال الخاصة بك في Alliants .

تتم مطابقة الملفات الشخصية بناءً على البريد الإلكتروني ورقم الهاتف وعضوية برنامج الولاء، ويمكن لعلامتك التجارية إضافة الاسم وتأكيد الحجز. يتم ترتيب الحالات التي يُرجح أنها مكررة في قائمة انتظار للمراجعة مع اقتراح ملف شخصي رئيسي، ويقوم فريقك بتأكيد كل حالة على حدة. يمكن التراجع عن أي مطابقة خاطئة، لأن المطابقات المؤكدة يتم ربطها بدلاً من استبدالها، وبالتالي فإن الملاحظات التي تراها عند تسجيل الوصول تخص الضيف الصحيح.

صندوق بريد وارد واحد يغطي جميع القنوات، وترتبط كل محادثة بملف تعريف الضيف. وتُظهر «طرق العرض الذكية» مع الأرقام المحدثة في الوقت الفعلي ما يحتاج إلى اهتمام، ويمكن للموظفين ترك ملاحظات داخلية و«الإشارة إلى» الزملاء باستخدام علامة @، كما تُملأ الردود المعتمدة بتفاصيل الضيف والمنشأة. وتعمل الترجمة في كلا الاتجاهين عبر أكثر من 100 لغة، وتتحول الرسالة إلى طلب بنقرة واحدة.

يتم تأكيد إجراءات تسجيل الوصول والمغادرة عبر HotelKey وApaleo وMews (يتم تفعيلها حسب كل منشأة)، بينما تتولى Shiji التحقق من جاهزية الغرف واستلام بطاقات التسجيل. كما يتم إرسال بيانات المغادرة إلى الأنظمة الأخرى المتصلة، مثل OPERA Cloud وStayNTouch وInfor. تظهر حالات الفشل في تطبيق الموظفين مع خيار إعادة المحاولة. تعتمد عمليات إرسال البيانات الأخرى على منشأتك؛ يرجى الاستفسار من مسؤول الاتصال الخاص بك في Alliants .

Salto، وdormakaba (بما في ذلك Ambiance وSystem 6000 وLEGIC)، وAssa Abloy (بما في ذلك Vostio). يمكنك اختيار نظام القفل المناسب لكل عقار، ونقوم نحن بإعداد الاتصال أثناء عملية الإعداد الأولي. تتطلب مفاتيح المحفظة وجود نظام قفل مدعوم. كما يمكنك تحديد شعار بطاقة الدخول الخاصة بالمحفظة وألوانها ونصها، ويمكنك إرسال بطاقة دخول تجريبية قبل بدء التشغيل الفعلي.

نعم. يمكنك إنشاء مسار إجراءات تسجيل الوصول وما قبل الوصول باستخدام قوالب الخطوات الخاصة بعلامتك التجارية، مع تضمين الإعدادات الخاصة بالمنشأة والحقول الإلزامية. ويمكن استخدام القواعد المحددة لوقت بدء تسجيل الوصول عبر الإنترنت، وحسب حالة الحجز، ويوم الوصول، وساعات العمل، بالإضافة إلى رموز الحجز، لإخفاء بعض الخطوات أو تعطيل الخدمة الذاتية. كما يمكنك إضافة أسئلتك الخاصة كخطوات مخصصة، وفقًا لخصائص منشأتك.

نقوم بتفعيل خدمة المراسلة لعلامتك التجارية، مع تمكين كل قناة على حدة، سواء عبر «واتساب» أو الرسائل النصية أو البريد الإلكتروني. ثم يتم إعداد القنوات والأقسام وساعات العمل وقواعد تصعيد المشكلات لكل منشأة خلال عملية الإعداد الأولي، ويقوم «معالج الإعداد» بالتحقق من بيانات اعتماد كل قناة قبل تفعيلها. يتم توجيه كل قناة إلى قسم افتراضي، ويمكن للموظفين تحويل المحادثة يدويًّا.

لا حاجة إلى برامج جديدة للموظفين أو الضيوف. يستخدم الموظفون alliants.ai عبر أي متصفح حديث، بينما يستخدم الضيوف تطبيقًا ويب يُفتح من خلال رابط، دون الحاجة إلى تنزيل أي شيء. تُخزَّن مفاتيح المحفظة في «Apple Wallet» على جهاز iPhone أو Apple Watch الخاص بالضيف. ويُعد كشك الاستقبال الذي يعمل بنفس نظام تسجيل الوصول خيارًا منفصلاً له متطلباته الخاصة، وذلك في المنشآت التي يتوفر فيها هذا الخيار.

نعم. حصلت منصة « Alliants » على شهادة ISO 27001. وتتميز المنصة بأمان مدمج في جميع مستوياتها، بدءًا من طريقة تسجيل دخول الموظفين وصولاً إلى كيفية تخزين بيانات الضيوف ومسحها. وإذا رغب مكتبك الرئيسي في مراجعة المستندات، فستقوم فرقنا الأمنية والقانونية بإرسال ما يلزم للمراجعة. تواصل مع فريقنا للبدء.

على منصة «أمازون ويب سيرفيسز»، في نطاق إقليمي واحد لعلامتك التجارية: أوروبا، أو الولايات المتحدة، أو آسيا والمحيط الهادئ. تمتلك كل علامة تجارية قاعدة بيانات مخصصة لها، ويتم تشفير البيانات أثناء نقلها. ويتم تخزين التوقيعات وبطاقات التسجيل بشكل سري، ولا يمكن فتحها إلا من خلال روابط مؤقتة.

نحصل على الموافقة الصريحة للضيف قبل إجراء أي فحص للهوية، وتتم عملية التحقق عبر منصة Incode. يتم حفظ بطاقة التسجيل الموقعة بصيغة PDF في سجل تسجيل الوصول، ويتم تثبيت الشروط الدقيقة التي وافق عليها كل ضيف عند التوقيع، بحيث لا تؤدي أي تعديلات لاحقة على الشروط إلى تغيير السجل أبدًا. ولا يتم إرسال بيانات القاصرين أبدًا إلى نظام إدارة المنشأة (PMS) الخاص بك.

يتم تحديد نطاق الأدوار وفقًا لعلامتك التجارية أو منشأتك أو قسمك، مع أذونات منفصلة للبيانات الحساسة الخاصة بالضيوف وعمليات التصدير، ولعرض المفاتيح وإصدارها وإلغائها. يقوم الموظفون بتسجيل الدخول باستخدام نظام تسجيل الدخول الموحد (SSO) الخاص بك أو مفاتيح المرور، ويمكن اشتراط المصادقة متعددة العوامل (MFA). على جهاز الكمبيوتر المشترك بمكتب الاستقبال، تظل المسودات غير المرسلة في علامة تبويب المتصفح تلك، وتنتهي صلاحيتها بعد 24 ساعة، ويتم مسحها عند تسجيل الخروج.

يتم الاحتفاظ بالموافقة لكل قناة على حدة، ويتم التحقق منها قبل إرسال أي رسالة، ويمكن للضيوف إيقاف تلقي الرسائل عن طريق الرد بكلمة «STOP» أو إلغاء الاشتراك في كل قناة. ويمكن للموظفين تسجيل الموافقة الممنوحة شخصيًا عند مكتب الاستقبال. وعندما يطلب أحد الضيوف حذف بياناته، يؤدي هذا الطلب إلى مسح بياناته من جميع السجلات ذات الصلة، بما في ذلك بطاقات التسجيل والمحادثات، مع الاحتفاظ بسجل لما تم مسحه دون الاحتفاظ بأي تفاصيل تتعلق بالضيف.

احجز موعدًا مدته 30 دقيقة مع أحد خبراء « Alliants » وأحضر معك إجراءات تسجيل الوصول الحالية التي تتبعها. سنوضح لك أين تذهب هذه الدقائق اليوم، ثم نعرض لك كيفية عمل تقنيات «الدفع بدون تلامس» و«المفاتيح الرقمية» و«الرسائل» في فندق مشابه لفندقك، وسنناقش معك كيف يمكن أن تتناسب هذه التقنيات مع منشآتك وأنظمتك.

تعد خدمة «Contactless» جزءًا من باقة «Seamless» وباقة «All-In». أما خدمة «Digital Keys» فهي جزء من باقة «Seamless» وباقة «Keys» وباقة «All-In». وتعد خدمة «Messaging» جزءًا من باقات «Signature» و«Messaging» و«All-In». وتغطي باقة «All-In» الخدمات الثلاث جميعها، بينما تأتي «Core Platform» مع كل باقة. يتم تحديد الأسعار وفقًا لممتلكاتك، لذا تحدث إلى فريقنا لمعرفة الباقة الأنسب لك.

يتضمن الإعداد تدريبًا افتراضيًّا لفريقك. تقدم «الأكاديمية» — وهي دروس مدمجة في تطبيق الموظفين — شرحًا نظريًّا وعمليًّا، ثم تتيح لكل فرد تجربة المهمة بنفسه، كما توفر جولة ترحيبية لمساعدة المستخدمين الجدد. يمكنك اختيار ما إذا كنت تريد تفعيل هذه الميزات أم لا. كما أن قائمة المساعدة التي تتضمن دردشة الدعم داخل التطبيق متاحة دائمًا بنقرة واحدة.

نعم. تبدأ معظم الفنادق بحزمة خدمات مصممة لتحقيق هدف واحد، مثل تسهيل إجراءات الوصول، ثم تضيف المزيد مع نموها. يتم تفعيل الوحدات حسب العلامة التجارية وحسب كل فندق على حدة، لذا يمكن لفندق واحد أن يبدأ بتوفير خدمات تسجيل الوصول والحصول على المفاتيح عبر الإنترنت، بينما تتبعه الفنادق الأخرى عندما تكون مستعدًا لذلك.